ایمیل و سرویس های سازمانی ایمیل سازمانی چیست ؟ایمیل سازمانی، همانند یک کارت ویزیت الکترونیکی عمل میکند و هویت حرفهای و رسمی یک شرکت را به نمایش میگذارد. به همین علت با ایمیلهای شخصی و عمومی مانند Gmail یا Yahoo تفاوت دارد. ایمیلهای سازمانی مانند info@domain.com برای وبسایت کسبوکار و name@Falnic.com برای پرسنل، از دامنه اختصاصی شرکت ساخته میشوند. ایجاد چنین ایمیلی نه تنها به کسبوکار شما ظاهری حرفهایتر میبخشد، بلکه باعث میشود تا در ذهن مشتریان و شرکا، به عنوان یک سازمان معتبر و قابل اعتماد شناخته و ثبت شوید. ایمیلهای سازمانی بهطور معمول برای ارتباطات رسمی و حرفهای بین شرکتها و افراد استفاده میشوند و ابزاری کارآمد برای تقویت و ترویج برند و ایجاد ارتباطات موثر در دنیای تجارت به شمار میآیند.5 ویژگی کلیدی ایمیل سازمانیایمیل تجاری دارای ویژگیهایی است که آن را از ایمیلهای معمولی متمایز میکند. همراه ما باشید تا نگاهی به ویژگیهای اصلی ایمیل سازمانی بیندازیم.1. نام دامنه حرفهایکسبوکارها میتوانند از دامنه شرکت برای تقویت و ترویج برند خود استفاده کنند؛ این کار نوعی برندسازی است که بهطور قابل توجهی هویت برند شما را در ذهن مشتریان ماندگارتر میکند.2. تقویت امنیت اطلاعاتدر دنیای امروز که اطلاعات حساس به طور مداوم در حال تبادل است، ایمیلهای سازمانی دارای ویژگیهای امنیتی پیشرفتهای مانند رمزنگاری و ابزارهای ضد فیشینگ هستند که امنیت اطلاعات کسبوکار شما را تضمین میکنند.3. فضای ذخیرهسازی بیشتربرخلاف ایمیلهای رایگان شخصی، ایمیلهای سازمانی بهطور معمول فضای ذخیرهسازی بیشتری را در اختیارتان قرار میدهند. بنابراین دیگر نگران از دست رفتن ایمیلهای مهم به دلیل پر شدن صندوق ورودی نخواهید بود.4. یکپارچگی با سایر ابزارهاایمیلهای سازمانی بهراحتی با سایر ابزارهای مورد استفاده در کسبوکار شما مانند سیستم CRM، سیستمهای مدیریت پروژه و تقویمها یکپارچه میشوند. چیزی که هر کسبوکاری برای افزایش بهرهوری و سهولت فرایند کار به آن احتیاج دارد.5. قابلیت جستجوی پیشرفتهبا استفاده از الگوریتمهای جستجوی پیشرفته، پیدا کردن ایمیلهای مورد نظر در میان حجم بالای ایمیلها بسیار سادهتر انجام میشود.جهت کسب اطلاعات بیشتر با شرکت پارسیان مدرن اسپادانا تماس بگیرید و ساخت ایمیل های سازمانی خود را به ما بسپاریدچرا باید از ایمیل های سازمانی استفاده کنیم؟ایمیلهای سازمانی بهدلیل امکانات و امنیت بیشتر، نسبت به ایمیلهای شخصی، بهرهوری و ارتباطات سازمانی را ارتقا میدهند. در ادامه مهمترین کاربردهای ایمیل سازمانی را عنوان میکنیم:برقراری ارتباط حرفهای با مشتریان و همکارانایمیل سازمانی با دامنه اختصاصی به شما کمک میکند تا در ارتباطات خارجی، تصویر حرفهایتر و قابلاعتمادتری از شرکت به نمایش بگذارید.مدیریت و هماهنگی پروژههاایمیلهای سازمانی به علت داشتن قابلیتهای یکپارچهسازی با نرمافزارهای مدیریت پروژه و تقویمهای گروهی برای هماهنگی جلسات و برنامههای سازمانی، پیگیریها و مدیریت اطلاعات در گردش بسیار کاربردی است.ارسال و دریافت فایلهای مهمبا ایمیل سازمانی میتوانید فایلهای مهم و محرمانه را با اطمینان بیشتری ارسال و دریافت کنید، زیرا امنیت ایمیلهای سازمانی بالاتر از ایمیلهای عمومی است.افزایش بهرهوری تیمی با ابزارهای مشارکتیایمیلهای سازمانی اغلب شامل ابزارهای جانبی مانند تقویمهای مشترک، گروههای کاری و صندوق ورودیهای تیمی هستند که امکان همکاری مؤثرتری را بین کارکنان فراهم میکنند.کنترل و نظارت بر دسترسی و اطلاعاتیکی از مزایای اصلی ایمیل سازمانی، امکان مدیریت و کنترل دسترسی کاربران است. مدیران میتوانند دسترسی کاربران به اطلاعات حساس را محدود و در صورت نیاز، فعالیتها را بررسی و نظارت کنند.پشتیبانی از مشتری و خدمات پس از فروشایمیلهای سازمانی بهویژه برای بخش پشتیبانی و خدمات مشتری مفیدند. آنها این امکان را فراهم میکنند تا مشتریان با استفاده از یک آدرس ایمیل مشخص، به تیم پشتیبانی دسترسی داشته باشند و درخواستهای خود را پیگیری کنند.بازاریابی و اطلاعرسانیایمیل سازمانی یک ابزار مؤثر برای ارسال خبرنامهها، اطلاعات مربوط به محصولات جدید و بهروزرسانیها به مشتریان است و میتواند به تقویت ارتباط با مشتریان و ترویج و تقویت برند کمک کند.ارتباطات داخلی و اطلاعرسانیهاایمیل سازمانی بهعنوان یک ابزار ارتباطی داخلی برای اطلاعرسانیهای مهم، تغییرات در دستورالعملها و بهروزرسانیهای مرتبط با کارمندان استفاده میشود. نصب و راه اندازی هر چه سریعتر ایمیل سازمانی فقط با یک تماس با کارشناسان مامقایسه ایمیل سازمانی با ایمیلهای شخصیبرای اینکه درک بهتری از تفاوتهای میان ایمیلهای سازمانی و شخصی داشته باشید، در جدولی به مقایسه کامل این دو دسته از ایمیلها میپردازیم.پارامترایمیل سازمانیایمیل عمومی/عادیشخصیسازی دامنهدامنه اختصاصی با نام وبسایت شرکت؛@yourcompany.comاستفاده از دامنه عمومی؛@gmail.com / @yahoo.comانعطافپذیریطراحی شده برای پاسخگویی به نیازهای متغیر کسبوکار مانند افزایش فضای ذخیره یا افزودن آدرسهاویژگیهای ثابت و انعطافپذیری محدودیکپارچگی سفارشیقابلیت یکپارچهسازی با نرمافزارهای اختصاصی کسبوکار ایجاد محیط کاری دیجیتال یکپارچهیکپارچگی با پلتفرمهای محبوب اما بدون قابلیت سفارشیسازیمجموعه همکاریارائه ابزارهایی مانند تقویم مشترک، صندوق ورودی تیمی و زمانبندی جلسات برای تسهیل همکاری تیمیشخصی و فرد محوری بیشتر ابزارهاتحلیلهای پیشرفتهارائه اطلاعات درباره نرخ باز شدن ایمیلها، زمان پاسخ و موارد دیگر برای کمک به تدوین استراتژی سازمانتحلیلهای ابتدایی یا بدون تحلیلبازیابی اطلاعاتحفظ ارتباطات حیاتی سازمان با استفاده از امکانات پیشرفته پشتیبانگیری و بازیابیقابلیتهای پایهای برای بازیابی؛ احتمال از دست رفتن اطلاعاتکنترل دسترسیتنظیمات مدیریتی دقیق برای تعریف سطوح دسترسی تضمین حریم خصوصی و امنیت دادهتنظیمات پایه حساب کاربری با کنترلهای دسترسی محدودآموزش و راهاندازینیازمند منابع آموزشی برای شروع کار و استفاده بهینه از سرویس توسط اعضاعدم نیاز به منابع آموزش خاص در صورت لزوم منابع آموزشی عمومی کافی است.تضمینSLAو آپتایموجود توافقنامه سطح خدمات (SLA) برای تضمین آپتایم و پایداریبدون تضمین آپتایم یا توافقنامه سطح خدماتصرفهجویی در هزینهمقرونبهصرفه بودن در طولانیمدت بهواسطه خدمات بستهای و قیمتگذاری مبتنی بر حجمممکن است به خدمات اضافی شخص ثالث برای تکمیل عملکردها یا قابلیتها نیاز پیدا کنید که در حالت پیش فرض وجود ندارد.چرا ایمیل سازمانی برای برند کسبوکار اهمیت دارد؟تصور کنید به مشتری یا شرکای خود از طریق یک ایمیل عمومی، مثل «General123@gmail.com»، پیام دهید. این روش، بهطور ناخواسته حس غیرحرفهای بودن را منتقل میکند یا حتی ممکن است بهعنوان اسپم علامتگذاری شود. اگرچه این تفاوتها شاید جزئی بهنظر برسند، اما تأثیر ایمیل تجاری قابل توجه است. در اینجا نگاهی دقیقتر به دلایل اهمیت ایمیل تجاری میاندازیم تا از این طریق بتوانید هویت برند شرکت خود را تقویت کنید.حرفهای دیده شویداهمیت اولین ایمپرشن: پیش از مطالعه محتوای ایمیل، اولین چیزی که دریافتکنندگان متوجه آن میشوند، آدرس ایمیل شما است. یک ایمیل تجاری مانند «name@falnic.com» بلافاصله حس حرفهای بودن و جدیت شما را در کسبوکار نشان میدهد.هماهنگی با برند: ایمیل تجاری با برند شرکت شما همسو است. هر ارتباطی که از طریق این ایمیل ارسال میشود، هویت برند شما را تقویت میکند و باعث میشود مشتریان و همکاران بهراحتی کسبوکار شما را به یاد بیاورند.اعتماد مشتریان را جلب کنیداعتماد در مکاتبات دیجیتال: اینترنت مملو از کلاهبرداریها و اقدامات فیشینگ است. استفاده از ایمیل سازمانی بهعنوان نشانهای از اصالت و اطمینان به گیرندهها اطمینان خاطر میدهد که آدرس ایمیل از یک منبع معتبر ارسال شدهاست.افزایش نرخ تحویل: ایمیلهایی که از دامنههای شناخته شده ارسال میشوند، احتمال بیشتری دارد که به جای پوشه اسپم، مستقیماً به صندوق ورودی گیرنده برسند.بهرهوری و کارایی سازمان را افزایش دهیدسادهسازی فرایندها: ایمیلهای تجاری اغلب شامل ویژگیهای پیشرفتهای مانند امکان یکپارچهسازی با تقویم، زمانبندی خودکار و ابزارهای مدیریت وظایف هستند که میتوانند بهرهوری در محیط کار را بهطور قابلتوجهی افزایش دهند.قابلیت یکپارچگی: ایمیل تجاری بهراحتی میتواند با ابزارهای مختلف کسبوکار از سیستمهای CRM تا پلتفرمهای مدیریت پروژه، ادغام شود و فضای کاری اشتراکی و کارآمدتری در اختیار اعضای یک سازمان بگذارد.نیروی کار مؤثر: بهرهمندی از ایمیل سازمانی میتواند بهطور قابلملاحظهای بهرهوری تیمها را افزایش دهد. ابزارهایی مانند تقویمهای مشترک، صندوقهای ورودی اولویتدار و برچسبگذاری هوشمند به اعضای یک شرکت کمک میکند تا وظایف خود را بهتر مدیریت کنند، اولویتها را بشناسند و همکاری مؤثرتری داشته باشند.امنیت گردش اطلاعات سازمان را تضمین کنیدحفاظت از اطلاعات: فراتر از ویژگیهای امنیتی پایه در ایمیلهای عمومی، ایمیل سازمانی، امکانات حفاظتی پیشرفتهتری مانند رمزگذاری «End-to-end encryption» و سیستمهای تشخیص نفوذ را در اختیار سازمان قرار میدهد.کنترل دسترسی: ایمیلهای سازمانی امکانات مدیریتی جامعی برای کنترل و نظارت فراهم میآورند. به این ترتیب، دسترسیها میتوانند محدود و نظارت شوند تا دادههای حساس تنها در دسترس افراد مجاز قرار گیرد.